Telefonisch incasseren Actief beheer van uw debiteurenportefeuille levert het meeste resultaat op. Een belangrijk handvat voor het beheren en bewaken, is het werken volgens vastgestelde procedures en richtlijnen.

Een goede combinatie van schriftelijk en telefonisch manen zal ertoe leiden dat debiteuren sneller en op tijd gaan betalen. Bij telefonisch incasseren is het van belang dat u zich goed voorbereidt. Weet welke facturen openstaan, welke bedragen het betreft en of er al herinneringen verzonden zijn. Ook is het van belang u op de hoogte te stellen van de betalingshistorie van de debiteur en van eventuele structurele problemen. Stel u bovendien de vraag wat u met het gesprek wilt bereiken: wilt u betaling ineens of bent u, indien dit niet haalbaar blijkt, bereid genoegen te nemen met een betalingsregeling? Kortom: u dient, alvorens uw debiteur te bellen, een zo goed en compleet mogelijk beeld te hebben van het dossier van uw debiteur. Uit het feitelijke gesprek kunt u overigens nuttige informatie halen: zijn er bijvoorbeeld financiële problemen of aanwijzingen dat uw debiteur op korte termijn failleert ?

In de praktijk komt het veelvuldig voor dat uw debiteur u met een smoesje "om de tuin leidt". Een veel ge-hoorde smoes is bijvoorbeeld dat degene die verantwoordelijk is voor de betalingen (net) op vakantie, ziek of anderszins niet aanwezig is. Vraag in zo'n geval altijd wanneer deze persoon wordt terug verwacht en wie de zaken waarneemt. Het is dus van belang dat u doorvraagt en u niet laat afschepen. De kracht van het telefonisch manen is voornamelijk gelegen in vastberaden en consequent optreden. Stel niet alleen gesloten vragen, maar ook open vragen, zodat uw debiteur gedwongen wordt actief aan het gesprek deel te nemen. Laat uw debiteur uitspreken en laat vooral merken dat u luistert. Belangrijk is ook dat u tijdens het telefoongesprek aantekeningen maakt: met wie heeft u gesproken, wat is er toegezegd en hoe wordt er betaald? Het is verstandig om ter afronding van het gesprek toezeggingen en afspraken samen te vatten. Wij adviseren u de gemaakte afspraken schriftelijk te bevestigen aan uw debiteur. In sommige gevallen is het raadzaam uw debiteur de schriftelijke afspraken voor akkoord te laten ondertekenen. Op die wijze bouwt u in een vroeg stadium al een dossier op. Mocht uw telefonische aanmaning en schriftelijke bevestiging daarvan, ondanks bovenstaande tips en aanwijzingen, geen betaling tot gevolg hebben, dan verdient het aanbeveling uw vordering uit handen te geven maar denk ook eens aan  een laatste aanmaning zie ook www.incassodienst.nl/laatsteaanmaning.htm Bovendien leert de praktijk dat vreemde ogen dwingen.

Conclusie
Telefonisch aanmanen vergt een gedegen voorbereiding. Door vooraf een goed beeld te vormen van de stand van zaken, heeft u bij het aangaan van het gesprek een sterke uitgangspositie.